7 yang membantu untuk tindakan bekerja dengan pesan Anda lebih cepat
Produktivitas Teknologi / / December 19, 2019
Kekacauan di kotak surat Anda tidak hanya memanjakan suasana hati, tetapi juga pada pokok anggur membunuh produktivitas Anda. Apa yang harus saya lakukan jika gunung email yang masuk tumbuh, dan Anda tidak punya waktu untuk berurusan dengan semua ini?
1. Menyingkirkan kekacauan
Ini termasuk tidak hanya spam terang. Ini dan newsletter, dan pilihan diskon dan penawaran belanja online - semua apa yang Anda pernah berlangganan dan apa waktu penggunaan dari waktu ke waktu. Idenya adalah ini: setiap kali Anda membuka surat, seperti surat-surat untuk mengalihkan perhatian Anda dan mengganggu fokus pada pekerjaan.
Tidak mengundurkan diri diri untuk pertempuran abadi dengan kekacauan, kami mengirim surat ini ke daerah-daerah yang ditunjuk.
Microsoft Outlook 2016 Hal ini memungkinkan Anda untuk mengkonfigurasi penyaringan yang masuk sehingga huruf pada default prioritas rendah berkembang menjadi folder "Non-mendesak". Di sini mereka akan menunggu di sayap, tidak kapalan mata Anda.
2. Cadangan email yang telah kehilangan relevansi
Tentu saja, jika sesuatu tidak perlu sekarang, itu tidak berarti bahwa itu tidak berguna di masa depan. Namun dalam pesan masuk dan keluar harus menjaga ketertiban.
Pesan yang berisi informasi penting yang sekarang Anda tidak perlu, harus kirim ke arsip. Cara yang paling nyaman untuk melakukan ini secara otomatis, mengkonfigurasi backup dengan periodisitas tertentu. Berikut adalah urutan tindakan: "File» → «Pengaturan» → «Advanced" di 'AutoArchive', tekan "Konfigurasi AutoArchive" dan pilih "Run AutoArchive setiap N hari", menentukan diinginkan waktu interval.
Daftar (CTRL + E), Anda akan dengan mudah menavigasi dalam arsip dan dapat melanjutkan pembicaraan jika diperlukan. Akibatnya, kotak surat tidak penuh, dan Anda tidak perlu membuang banyak waktu untuk menemukan email yang benar di antara sangat tidak relevan.
3. Membagi ke dalam kelompok penerima
Untuk lagi dan lagi tidak menghasilkan jenis yang sama dari milis, membuat grup tematik, yang dapat Anda mendistribusikan penerima email Anda.
Keluarga, teman-teman, bekerja pada tim proyek - pandangan Hal ini memungkinkan Anda untuk menambahkan sekelompok orang dari buku alamat atau kontak Anda di Excel.
Apa yang nyaman? Anda tidak perlu terus-menerus untuk menyekop semua tujuan untuk menemukan kanan. Dalam kelompok, Anda dapat dengan cepat berbagi dokumen, kemudian bekerja sama dengan mereka. Pesan diurutkan ke dalam percakapan, sehingga Anda dapat dengan cepat menemukan informasi penting dan menyelesaikan masalah mendesak. Untuk membuat grup kontak, tekan CTRL + SHIFT + L.
4. Menggunakan aplikasi seluler
Dalam kasus di mana kebutuhan mendesak untuk menangani masalah, sangat penting untuk memiliki akses ke e-mail kapan saja, di mana saja - di rumah dan di jalan.
Menggunakan aplikasi Outlook untuk perangkat mobile, Anda dapat melihat pesan, bekerja dengan daftar kontak dan file dari smartphone atau tablet. Semua data langsung disinkronisasikan, sehingga risiko bahwa beberapa informasi penting akan lewat Anda, dikecualikan.
5. Konfigurasi mengirim email dijadwalkan
Itu tidak diperlukan untuk memecahkan beberapa masalah dalam hal penuh kesulitan waktu, melakukan pekerjaan di muka. Microsoft Outlook memungkinkan Anda untuk secara otomatis mengirim pesan pada waktu tertentu.
Perlu diingat semua informasi tentang siapa, apa dan ketika Anda berjanji untuk mengirim, sulit. Kemungkinan besar bahwa Anda hanya lupa untuk melakukannya. Tentukan hari menulis dan waktu keberangkatan, sehingga Anda tidak akan terganggu oleh pengiriman pemberitahuan tentang pertemuan atau pengingat tentang tenggat waktu mendekat.
6. Kelola email menggunakan aturan
Di Outlook 2016 aturan - adalah tindakan yang secara otomatis diterapkan ke pesan berdasarkan kondisi tertentu. Aturan dibagi menjadi dua kategori: pemberitahuan dan organisasi.
Misalnya, Anda dapat mengatur peringatan suara tentang pesan dari orang atau hanya mengirim dalam kelompok terpisah dari pesan dengan kata-kata tertentu di baris subjek. Gunakan layanan template yang ditawarkan atau membuat aturan mereka sendiri. Mereka dapat digunakan untuk pesan masuk atau keluar dalam satu atau beberapa akun.
7. Menyimpan semua email Anda di satu tempat
box pekerjaan, email pribadi - tidak entitas kalikan tanpa keharusan. Lebih mudah bila pada saat yang sama memiliki akses ke semua email.
Dengan Outlook 2016, Anda dapat menempatkan bersama-sama pesan masuk untuk beberapa account.
Tambah ke pengaturan grup kontak ini dan penyaringan pesan dengan prioritas rendah - menghemat waktu terlihat sangat mengesankan.
paket perangkat lunak Microsoft Office 365, yang mencakup Outlook 2016- kombinasi dari alat akrab dengan fitur-fitur baru yang membuat pekerjaan lebih mudah dan lebih cepat. dokumen sinkronisasi, mail dan kalender data, interaksi dengan alat cloud tanpa akses ke jaringan, dan akses ke teks presentasi dari browser - itu hanya sebagian kecil dari inovasi yang akan membantu Anda untuk mengatasi tugas sehari-hari dengan cepat dan tanpa perlu upaya.